Für alle Eventplaner gilt der Grundsatz: Nach dem Event ist vor dem Event! Wir haben in anderen Artikeln schon häufig auf die wichtige Nachbereitungsphase von Veranstaltungen hingewiesen, ohne konkret darauf einzugehen. Genau das holen wir in diesem Artikel nach!
Alle Events sollen effektiv und gründlich nachbereitet werden. (Bild: © wavebreakmedia – shutterstock.com)
Warum die Eventnachbereitung so wichtig ist
Ein gelungenes Event abzuhalten, ist eine tolle Sache – aber wie gelungen war es denn überhaupt? Ohne Methoden und Tools für die Aufbereitung des Events bleiben wichtige Fragen ungeklärt und Sie müssen sich eher auf Ihr Bauchgefühl verlassen. Wie viele Gäste waren da? Konnten Sie das Budget einhalten? Welche Programme haben funktioniert, wo gibt es noch Nachbesserungsbedarf? Diese Fragen können Sie nicht klären, wenn Sie keine geeigneten Methoden für die nachbereitende Analyse nutzen.
Unter den folgenden Stichpunkten schauen wir uns an, wie eine Nachbereitung professionell durchgeführt wird. Je nach Veranstaltung kann es natürlich sein, dass Sie diese Hinweise leicht variieren müssen. Aussergewöhnliche Events beispielsweise verlangen nach aussergewöhnlichen Methoden. Als erste Anhaltspunkte dürften unsere Tipps jedoch ausreichen.
Analyse während des Eventablaufs
Sie müssen die Nachbereitung nicht zwingend in den Zeitraum verlegen, der tatsächlich erst mit dem Ende des Events beginnt. Die anwesenden Gäste können Sie auch einfach direkt während der Veranstaltung befragen. Wenn beispielsweise gerade ein Redner eine beeindruckende Rede gehalten hat, können Sie mit einem einfachen "Und, wie fanden Sie es?" direkt Feedback einholen. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass Sie sehr ehrliche und genaue Meinungen hören, denn die Rede in unserem Beispiel ist erst seit wenigen Minuten vorüber – sodass noch gar keine Zeit war, um Details zu vergessen.
Allerdings sollten Sie auch darauf achten, diese Erfolgskontrolle nicht zu häufig durchzuführen. Wenn Sie praktisch alle fünf Minuten bestimmte Gäste fragen, wie diese zu dem Programm auf dem Event stehen, verärgern Sie die Besucher nur. Gehen Sie also mit ein bisschen Fingerspitzengefühl vor und wägen Sie ab, wann Sie Ihre Gäste "bedrängen" dürfen. Wollen Sie überhaupt nicht während des Events auf die Besucher zugehen, können Sie das auch im Anschluss tun – aber wichtig ist, dass Sie es überhaupt machen.
Die Analyse des Events ist mindestens so wichtig wie seine Planung. (Bild: © Andrey_Popov – shutterstock.com)
Besichtigung der Räumlichkeiten
Wichtig, doch eigentlich selbstverständlich: Die Räumlichkeiten, welche Sie für Ihr Event genutzt haben, sollten Sie selbstverständlich wieder in ihren Ursprungszustand versetzen. Möglicherweise ist das gar nicht ihre Aufgabe, sondern die der Eventagentur, falls Sie ein solches Unternehmen beauftragt haben. Achten sollten Sie darauf, dass drei Parteien während der letzten Besichtigung der Stätte anwesend sind: Sie selbst, die Agentur und – falls vorhanden – der zuständige Vermieter der Örtlichkeit. Planen Sie gerade bei grösseren Hallen jedoch ein wenig Zeit für diesen Punkt ein.
Kostenaufstellung
Events sind teuer und aufwendig. Entsprechend ist es nicht einfach, eine Aufstellung aller Posten und Rechnungen durchzuführen. Je nach Grösse der Veranstaltung kommen schnell mehrere Dutzend Rechnungen von zahlreichen Dienstleistern zusammen. Über die Kosten für die Eventagentur hinaus kann es also ebenso teuer wie unübersichtlich werden. Übereilen Sie bei der Kostenkontrolle daher nichts – denn das wird auch gar nicht von Ihnen erwartet. Es ist keine Schande, wenn Sie mehrere Tage für die Kostenaufstellung des Events benötigen. Handeln Sie lieber gründlich als in Eile, denn auf Dauer ist eine exakte Abrechnung wertvoller als ein eingesparter Tag.
Zeigen Sie auch nach dem Event Präsenz!
Das Event ist vorbei und niemand spricht mehr davon? Das ist allein Ihr Fehler. Dank Internet haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, mit Ihren Gästen in Kontakt zu bleiben. Schreiben Sie Newsletter per E-Mail, veröffentlichen Sie Fotos auf Portalen wie Facebook oder Flickr, nutzen Sie Twitter, Xing, LinkedIn & Co. – die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt. Verzichten sollten Sie darauf auf keinen Fall, denn für Sie ist all das praktisch kostenlose Werbung für Ihr nächstes Event.
Weitere Zusammenarbeit mit der Eventagentur
Vergessen Sie nicht die Eventagentur, falls Sie eine solche angeheuert haben. Besprechen Sie gemeinsam die Stärken und Schwächen des Events; geben und verlangen Sie Feedback. Falls Sie nach der Auswertung der Kosten merken, dass die Zusammenarbeit mit der Agentur vortrefflich lief, können Sie das gerne ansprechen und so vielleicht in Zukunft weiter zusammenarbeiten. Halten Sie sich mit Kritik aber auch nicht zurück: Nur wenn Sie wirklich sagen, was Sie gestört hat, können Sie darauf hoffen, dass diese Probleme beim nächsten Mal beseitigt werden.
Das nächste Event kann kommenSie können die Nachbereitung auch gleich als Vorbereitung für Ihr nächstes Event ansehen. Sie sammeln Erfahrung und Informationen, sodass manche Fehler bei der Organisation der nächsten Veranstaltung gar nicht erst auftreten. Widmen Sie sich dieser Phase daher mit derselben Hingabe wie der Vorbereitung – denn nur so können Sie langfristig für erfolgreiche Veranstaltungen garantieren. |
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